Wie TechCorp 200 Stunden pro Monat durch Automation einspart
TechCorp, ein mittelständisches IT-Unternehmen aus München, hat mit ZenSation seine Prozesse revolutioniert. Ein Blick hinter die Kulissen.
Lisa Hoffmann
Customer Success Manager
Als TechCorp uns vor 8 Monaten kontaktierte, stand das Unternehmen vor einer typischen Herausforderung: Das Team wuchs, aber die Prozesse skalierten nicht mit.
Die Ausgangssituation
TechCorp ist ein IT-Dienstleister mit 80 Mitarbeitern, spezialisiert auf Cloud-Infrastruktur. Das Unternehmen betreut über 150 Kunden und bearbeitet monatlich:
"Wir haben gemerkt, dass unsere Mitarbeiter mehr Zeit mit administrativen Aufgaben als mit echtem Kundenkontakt verbrachten."
— Thomas Müller, CEO TechCorp
Die Herausforderungen
Das Team identifizierte drei Hauptprobleme:
1. Ticket-Chaos im Support
Support-Anfragen kamen über E-Mail, Telefon, Chat und Social Media. Die Verteilung auf die richtigen Mitarbeiter dauerte oft Stunden.
2. Manuelle Datenübertragung
Kundendaten wurden manuell zwischen CRM, Ticketsystem und Buchhaltung übertragen – fehleranfällig und zeitraubend.
3. Fehlende Transparenz
Das Management hatte keinen Echtzeit-Überblick über Kundenzufriedenheit und Team-Performance.
Die Lösung mit ZenSation
Nach einer zweiwöchigen Evaluierung entschied sich TechCorp für die Kombination aus ZenFlow und ZenAssist.
Wir empfehlen immer einen schrittweisen Rollout. TechCorp startete mit einem Team und erweiterte nach 4 Wochen auf das gesamte Unternehmen.
Phase 1: Unified Inbox mit ZenAssist
Alle Kommunikationskanäle wurden in ZenAssist zusammengeführt. Die KI kategorisiert und priorisiert eingehende Tickets automatisch.
Vorher: 15 Minuten durchschnittliche Zeit bis zur ersten Zuweisung
Nachher: 30 Sekunden automatische Zuweisung
Phase 2: Automatisierte Workflows mit ZenFlow
Die wichtigsten Workflows wurden automatisiert:
Neukunden-Onboarding
Automatische Erstellung von Accounts, Willkommens-E-Mails, Ersttermin-Buchung und CRM-Update in einem Workflow.
Ticket-Eskalation
SLA-basierte Eskalation mit automatischer Benachrichtigung an Team-Leads bei Überschreitung.
Monatliche Reports
Automatische Generierung und Versand von Kundenreports am Monatsende.
Phase 3: Dashboards mit ZenInsight
Für das Management wurden Echtzeit-Dashboards erstellt:
- Customer Satisfaction Score (CSAT)
- First Response Time
- Ticket Volume nach Kategorie
- Team-Auslastung
Die Ergebnisse
Nach 6 Monaten im Einsatz zeigen die Zahlen deutliche Verbesserungen:
Lessons Learned
Thomas Müller teilt seine wichtigsten Erkenntnisse:
"Der größte Fehler wäre gewesen, zu versuchen, alles auf einmal zu automatisieren. Der schrittweise Ansatz mit ZenSation hat uns geholfen, die Mitarbeiter mitzunehmen und die Workflows kontinuierlich zu optimieren."
Tipps für andere Unternehmen
- Prozesse zuerst verstehen – Bevor Sie automatisieren, dokumentieren Sie Ihre aktuellen Workflows
- Champions identifizieren – Finden Sie Mitarbeiter, die die neue Lösung vorantreiben
- Quick Wins priorisieren – Starten Sie mit Prozessen, die schnell sichtbare Ergebnisse liefern
- Kontinuierlich optimieren – Nutzen Sie die Analytics, um Workflows zu verbessern
Fazit
TechCorp zeigt, wie ein mittelständisches Unternehmen mit den richtigen Tools Prozesse transformieren kann – ohne monatelanges IT-Projekt oder große Investitionen.
Möchten Sie ähnliche Ergebnisse erzielen? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Demo und erfahren Sie, wie ZenSation auch Ihre Prozesse optimieren kann.